El valor del calendario de ocupación

La expectativa del viajero que busca una casa rural es obtener toda la información necesaria. Sin ella el posible cliente puede desinteresarse por el alojamiento. En este sentido los calendarios de ocupación aportan cantidad de datos de interés, generan confianza en el alojamiento y multiplican las posibilidades de reserva.

En este artículo reflexionamos sobre la necesidad del calendario de ocupación para un alojamiento rural. Para ello, hemos considerado tres casos que reflejan las mayores ventajas y los peores inconvenientes: a) los alojamientos que tienen calendario; b) los que tienen calendario pero no lo actualizan; c) los que no tienen calendario.

1. Por qué actualizar el calendario de ocupación

Pongamos por caso que un alojamiento ya tiene el calendario de ocupación visible para los clientes, pero no lo modifica diariamente. ¿Por qué es tan fundamental que lo actualice?

Un calendario actualizado aumenta las reservas

A los alojamientos que tienen calendario de ocupación les llegan visitas desde las búsquedas estándar y desde las búsquedas por fechas libres. Efectivamente, tienen más visibilidad y más resultados de éxito por visita. Pero no es únicamente la visibilidad. El calendario tiene otras ventajas que terminan por elevar la probabilidad de que el viajero contacte.

Si no se te ve, no existes

De nuevo la visibilidad. Únicamente los alojamientos rurales que tienen el calendario actualizado cada 15 días aparecen en los resultados de búsqueda por fechas. Es la principal desventaja y todas las que de ella se derivan y que veremos más abajo.

Las fechas clave

Navidad, Nochevieja, Semana Santa… Estas y otras son fechas fundamentales para los viajeros. Dejemos a un lado el hecho de que los calendarios desactualizados no aparecerán para las búsquedas en estos días clave. Si el viajero da con una ficha con el calendario sin modificar, verá que Nochevieja -por ejemplo- está ocupado. Tan malo como no recibir reservas puede ser recibir muchas para una misma época. En este caso, el propietario que no actualice deberá gestionar las respuestas negativas e invertir su tiempo de manera improductiva.

El viajero insistente

Hay viajeros que insisten aunque sepan que el alojamiento está reservado para las fechas que le interesan. Aunque vea el calendario actualizado y marcados en rojo sus días, continúa intentando reservar. En este caso quizás puedas derivarlo a otros días cercanos o apuntar los datos para eventuales cancelaciones. Sólo si está actualizado podrás comprobar la persistencia de un cliente y la posibilidad de fidelizarlo.

La desventaja de no actualizar nunca

El viajero encuentra un calendario que no ha tenido nunca una sóla reserva. Mira meses anteriores o posteriores a su momento y encuentra un color verde permanente que podría echarle para atrás. La consecuencia de no actualizar nunca el calendario es que se pierda al cliente. Y es lógico: genera dudas y desconfianza porque se pregunta cuál es la razón de que nadie haya ido al alojamiento nunca. Si es tu caso, actualiza diariamente para evitar el problema.

Si actualizas el calendario pero no has recibido visitas, es el momento de repensar la estrategia comercial:

• Aumenta la calidad de las imágenes.
• Impulsa la marca en redes sociales.
• Ofrece ofertas.
• Fideliza clientes para tu alojamiento rural.
• Mide tus resultados e inversiones publicitarias para mejorar.

Se debe evitar que los clientes piensen que un alojamiento que siempre está libre es una mala opción.

La información genera confianza

Ya se ha visto brevemente que los calendarios de ocupación pueden ofrecer mayor cantidad de información de la que pensamos. Incluso responde a preguntas que el viajero no se ha hecho -como «por qué nunca han reservado otras personas»-. Cuanto más se actualice el calendario, más confianza se genera y, volvamos a lo que os interesa, más reservas se pueden conseguir.

2. Por qué debería tener un calendario de ocupación

Pensarás que las ventajas de tener calendario actualizado es lo mismo que subrayar las desventajas de no tenerlo, pero no es así. Los alojamientos que no modifican esta herramienta de gestión diariamente tienen sus beneficios que no disfrutan los alojamientos sin calendario de ocupación.

La desconfianza

Ya lo hemos apuntado en positivo: el cliente busca la mayor información posible. Que un alojamiento no tenga calendario en su ficha puede traducirse en una percepción negativa. ¿Por qué no puedo ver el calendario? ¿Tiene algo que esconder? Sólo la pregunta ya impulsa al viajero a buscar otro alojamiento (y recuerda que suele tener prisa cuando busca algo por internet).

Una actualización para todos tus calendarios

Los calendarios no suelen ajustarse al diseño de la web de tu alojamiento rural: un tamaño por aquí, un color por allá, una tipografía más acá… Y hay que actualizarlos uno a uno. Bueno. Tener tu propio calendario en EscapadaRural es algo más sencillo. Diseñas el calendario a tu medida y lo añades a tu página web para que se integre perfectamente con el estilo. Ni que decir tiene que sólo lo actualizas una vez para que se modifique en todos.

Control de dobles reservas

Que un viajero no tenga la opción del calendario puede llevar al propietario a una situación un poco embarazosa. El filtro que supone el calendario no existe, así que dos clientes pueden reservar para las mismas fechas. Ocurre normalmente en las épocas clave: Navidad, verano, etc., como advertimos más arriba.

El propietario por su parte puede estar indeciso -decir al último que está reservado o esperar por si el primer cliente cancela la reserva- o puede sentir cierto descontrol y estrés -no llegar a tiempo para gestionar las peticiones, las respuestas negativas y la oferta para otra fecha-. El calendario de ocupación puede funcionar como un filtro muy efectivo contra el descontrol con las dobles (¡o triples!) reservas. Quien no lo tenga deberá hacer frente a una petición que sabe que será infructuosa.

El rojo, el color del deseo

Con el calendario pasa como con los restaurantes: si el cliente lo ve vacío, no entra. En el caso de los viajeros de internet pasa lo mismo con el color rojo del calendario. Pongamos que se vuelve a dar una ocasión de «doble reserva». En este caso, el color rojo que marca una reserva en el calendario puede incluso aumentar las expectativas del viajero porque sabe que ya es un «objeto de deseo». En los alojamientos sin calendario ese tipo de sentimiento exaltado es infrecuente porque no puede ser estimulado.

Más desinformación para el viajero

¿Es un alojamiento que suele alquilarse en fines de semana o en días laborables? Además de no tener información sobre fechas clave o sobre la «salud» del alojamiento -no sabe si otros ya han reservado-, el cliente potencial tampoco tiene datos sobre el tipo de alojamiento que es. El cliente no sabe si el alojamiento encaja en sus planes porque le falta información.

Índice estadístico

Como cualquier otro índice, el calendario te permite de un vistazo ver si tu alojamiento está o no funcionando. Prescindir de esta herramienta es desventajoso para recibir reservas y para conocer si la estrategia comercial está funcionando. Es muy simple actualizar el calendario y mirar los puntos rojos y verdes que representan las ocupaciones y los días libres. No tenerlo anula la oportunidad de reserva y la capacidad de medición que, sorprendentemente, están interconectadas.

Menos información, menos reservas

En definitiva, los clientes que no tienen calendario obtienen menos reservas. Por un lado no ofrecen toda la información que el cliente -no olvidemos que tiene prisa cuando busca- necesita. Por el otro, este alojamiento tampoco aparece en las búsquedas por fecha.

3. Cómo actualizar el calendario

Actualizar el calendario de ocupación es tremendamente fácil e intuitivo. Basta entrar al menú del propietario y seguir estos sencillos pasos:

• Selecciona la opción calendario que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.
• Identifica las noches que tienes reserva y posa el ratón sobre los días correspondientes. Automáticamente te aparecerán las opciones que puedes marcar: «ocupado», «hay plazas» o «libre».
• Bajo el gran calendario que se muestra encontrarás la relación de los meses. Selecciona el que te interese.
• Actualiza regularmente y benefíciate de las ventajas de tener tu calendario de ocupación.

Y tú, ¿actualizas diariamente tu calendario de ocupación? Si no es así, ¿por qué?